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Team Offsites organisieren und vorbereiten

Offsites planen
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Team Offsites: die richtige Vorbereitung

Jedes Event sollte mit der Entwicklung eines Konzepts bzw. eines übergeordneten Themas starten. Besprechen Sie deshalb bereits einige Wochen vor dem Offsite mögliche Themen oder Herausforderungen und Ideen, die auf dem Offsite behandelt werden sollen. Sammeln Sie diese  an einem zentralen Ort auf den alle Teilnehmer leicht Zugriff haben, z.B. ein Google Doc oder einem speziellen Slack Channel. Es sollte natürlich klar sein, wer auf das Offsite mitfährt. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die ideale Größe eines Offsite-Teams zwischen 5 und 15 Personen liegt. Selbstverständlich können Offsites mit mehr als 15 Personen ebenfalls sehr nützlich und effektiv sein, jedoch sollte sich dies in der Agenda, durch z.B. Breakout Sessions wiederspiegeln. Mehr dazu erfahren Sie in zwei Tagen in dem Newsletter zum Thema “Agenda – Wie die richtigen Akzente setzen”.

Ziele des Offsites definieren

Neben dem Konzept sollten Sie unbedingt auch ein spezifisches Ziel für das Offsite festlegen. Was soll das Ergebnis des Offsites sein? Ein neuer Businessplan, eine neue Strategie, eine neue Vision oder ein stärkeres Team?

Definieren Sie als Team, was Sie auf dem Offsite erreichen wollen und erinnern Sie alle Teilnehmer im Laufe des Offsites regelmäßig daran, was Sie sich von dem Offsite eigentlich erhoffen, damit Sie dies am Ende auch tatsächlich umsetzen.

Inhalte & Programm des Offsites festlegen

Sobald Sie ein Konzept und ein klares Ziel für das Offsite festgelegt haben, können Sie die Inhalte des Offsites ableiten. Dies kann sich jedoch schwieriger als erwartet gestalten, da bei der Gestaltung der Agenda unterschiedliche Faktoren berücksichtigt werden sollten. 

 

Aus den Zielen leiten sich die Inhalte ab, um diese Ziele auch zu erreichen. Dies ist vermutlich der schwierigste Teil: hier spielen viele Faktoren mit rein, die man zunächst nicht unbedingt auf dem Schirm hat. 

Eignet sich die Location überhaupt für das, was wir vorhaben? 

Wie gestalten wir lockere und entspannte Pausen? 

Was für Aktivitäten können wir zwischendurch machen, damit das Team auf Trapp bleibt?

Mehr zur Gestaltung einer Agenda erfahren Sie deshalb in zwei Tagen in dem Newsletter mit dem Thema “Agenda – Wie die richtigen Akzente setzen”.

Mini Cart Event

Regeln kommunizieren

Ein weiteres Kernelement eines erfolgreichen Offsites sind Regeln. Um das Meiste aus dem Offsite raus zu holen legen wir jedem Team eine Grundregel ans Herz: 

Das Tagesgeschäft, du besser ganz sein lässt!“

Das Setting auf einem Offsite ist so aufregend inspirierend – es wäre wirklich schade, wenn man diese Zeit für das operative Geschäft aufwendet, anstatt sich dem großen Ganzen zu widmen. Regelmäßige Projekte und tägliche Aufgaben können ein oder zwei Tage warten. Tauchen Sie tief ein und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die Inhalte des Offsites. Damit das am besten funktioniert, sollte solche Regeln direkt im Voraus kommuniziert werden. Für Inspiration und einen Vorgeschmack, was Sie auf einem Offsite erwarten können, empfehle ich Ihnen die Story vom Offsite des Unternehmens Altran durchzulesen.

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Vertreten durch Geschäftsführer Nico Serapins

HRB: 51/209/00670 Braunschweig
Steuernummer: 51/209/00670
Ust.-ID: DE322857599

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