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Onboarding neuer Mitarbeiter – So Integrieren Sie neue Mitarbeiter

Onboarding neuer Mitarbeiter – So Integrieren Sie neue Mitarbeiter

Onboarding - Die Integration von Mitarbeitern in die Unternehmensstruktur

Die zunehmende Mobilisierung der Gesellschaft stellt für Unternehmen eine zunehmende Herausforderung dar. Mitarbeiter wechseln häufiger den Arbeitsplatz, um Entwicklungsmöglichkeiten zu nutzen, das Einkommen zu verbessern oder den eigenen Bedürfnissen gerecht zu werden. Die Bindung der Mitarbeiter an ein Unternehmen gewinnt damit an Bedeutung. Deshalb nimmt die Integration von neuen Mitarbeitern eine immer wichtigere Rolle ein. Sie entscheidet in den ersten vier Wochen unter anderem darüber, wie sich Mitarbeiter und Vorgesetzter eine weitere Zusammenarbeit vorstellen. 

Durch effektive Integrationsprogramme wird die Bindung an das Unternehmen positiv beeinflusst und eine längerfristige Anpassung gewährleistet, Frühfluktuation wird verhindert und die fruchtbare Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Kollegen gefördert. Vollzieht sich die Integration dagegen eher oberflächlich, ergeben sich daraus frühe Stressoren. Diese Faktoren können zu Rollenkonflikten, Überlastung sowie Unklarheit der Arbeitsrolle führen und in Frustration münden. Die Ergebnisse misslungener Personalintegration sind demzufolge Unzufriedenheit, geringe Arbeitsmotivation, Reduzierung des Arbeitseinsatzes und wenig optimal ausgeführte Aufgaben. Um die daraus resultierende Fluktuation zu verhindern, ist es umso wichtiger, den neuen Mitarbeiter frühzeitig mit den Erwartungen vertraut zu machen.  

Onboarding neuer Mitarbeiter

Richtiges Onboarding - Integration neuer Mitarbeiter hängt stark mit der Sozialisation zusammen.

Allgemein wird die Sozialisation in drei Phasen eingeteilt: Phase vor dem Eintritt, Phase nach dem Eintritt und Metamorphose. 

Die Antizipatorische Sozialisation oder auch Vorsozialisation veranlasst ein Unternehmen dazu, ihre Attraktivität hervorzuheben, um an Aufmerksamkeit zu gewinnen. Durch die Anwerbung entstehen bei den Bewerbern erste Einstellungen und Erwartungen. Diese gilt es nun im Bewerbungsgespräche zu fundieren oder zu verändern, um Desillusionierung zu verhindern. 

Mit dem Eintritt in das Unternehmen treffen dann Erwartungen und Realität aufeinander. Der neue Mitarbeiter ist nun dem Druck ausgesetzt, sich der Umwelt anzupassen. Der Übergang vom Unternehmensexternen zum Unternehmensinternen, also die organisationale Sozialisation, beginnt. Gefördert wird dieser Übergang durch betriebliche Sozialisationsstrategien

In der letzten Phase, der Metamorphose, sind alle Widersprüche zwischen Mitarbeiter und Organisation beseitigt. Der neue Mitarbeiter ist nicht mehr als solcher zu erkennen und hat sich dem Unternehmen vollständig angepasst. Die Integration in Arbeitsgruppen ist abgeschlossen. Außerdem hat der Mitarbeiter Akzeptanz bei Kollegen erlangt und ist in der Lage, selbstständig Aufgaben zu erfüllen. Alles in allem kann der Prozess der Sozialisation und Integration, nach Aussagen Brenners, mehr als ein Jahr in Anspruch nehmen. 

Onboarding strategie - "ins Kalte Wasser werfen" ?

Um eine rasche und effiziente Eingliederung zu ermöglichen, sind gezielte Integrationsmaßnahmen, wie zum Beispiel: Entwurzelungsstrategie, realistische Tätigkeitsvorschau, “Ins – kalte – Wasser – werfen”, Schonstrategie und Paten und Mentoringprogramme, nötig. Sie helfen dem neuen Mitarbeiter sich schneller mit unternehmenskulturellen Standards vertraut zu machen und Routine in der Aufgabenerfüllung zu erlangen. Von der Vergabe eines Paten bis hin zur „Entwurzelungsstrategie“ sind dem Unternehmen einige Spielräume gesetzt. Da Integration immer ein Zusammenspiel von neuem Mitarbeiter und Organisation bedeutet, wendet der neue Mitarbeiter meist Taktiken an.

Bei der „Entwurzelungsstrategie“ werden dem neuen Mitarbeiter schwere, kaum lösbare Aufgaben zugewiesen. Diese verursachen Unsicherheit, so dass der neue Mitarbeiter gezwungen ist, sich Hilfe bei Kollegen zu holen. Die Anpassungswilligkeit wird damit automatisch gefördert, in dem sich der neue Mitarbeiter am Verhalten anderer orientiert. Werte, Normen und Verhaltensregel werden damit schneller übernommen. Die Strategie funktioniert ähnlich dem „Lernen am Modell“.

Die realistische Tätigkeitsvorschau hat die Funktion unrealistische Erwartungen frühzeitig zu beseitigen. Im Bewerbungsgespräch werden dem Bewerber oft schon positive Aspekte, mögliche Schwierigkeiten und Probleme über den Beruf offengelegt. Zum Eintritt in das Unternehmen werden dadurch überzogenen Erwartungen und Enttäuschung verhindert. Dies führt wiederum zu schnellerer Zufriedenheit und verhindert Kündigung in der Probezeit. Daher ist es wichtig die neuen Mitarbeiter richtig zu Integrieren. So kann das Onboarding neuer Mitarbeiter funktinonieren: 

Das „Ins – Kalte – Wasser – werfen“ und die „Schonstrategie“ könnten unterschiedlicher nicht sein. Ersteres ist das häufigste Muster der Integration. Neuen Mitarbeitern werden von Beginn des ersten Arbeitstags an bereits Aufgaben in vollem Umfang zugewiesen, ohne speziellere Unterstützung. Diese Strategie stützt sich auf dem Prinzip: „Lernen aus Erfahrung“ und wird häufig bei gleichzeitiger Eingliederung mehrerer Mitglieder angewandt. 

Bei der „Schonstrategie“ hingegen bekommt der neue Mitarbeiter Aufgaben mit geringem Anforderungsniveau, um sich dementsprechend auf die Aufgaben höheren Niveaus vorzubereiten. 

Patenschaft und Mentoring überschneiden sich in vielen Punkten. Dem neuen Mitarbeiter wird jeweils eine Person zur Unterstützung an die Seite gestellt. Eine Patenschaft wird meist durch einen Teamkollegen übernommen. Er soll dem neuen Mitarbeiter Hilfestellung bei arbeitsplatzbezogenen Aufgaben geben, ihm bei Fehlern beistehen, Ideen zur Aufgabenerfüllung besprechen und bei der Umsetzung unterstützen. Ein Mentor dient meist als Vorbild. Er ist eine einflussreiche, höherrangige Person mit ausreichend beruflicher Erfahrung und breitem beruflichem Wissen. 

Aus den jeweiligen Strategien ergeben sich erste Taktiken des neuen Mitarbeiters. Das Einholen von Informationen und Feedback ist für ihn von großer Relevanz, um seine Aufgabenerfüllung und Fähigkeitsdefizite einzuschätzen zu können. Das Einholen von Information dient dem neuen Mitarbeiter auf beruflicher Ebene zur Unterstützung bei der Aufgabenerfüllung und Aufbau auf sozialer Kontakte. Die Teilnahme an Aktivitäten ist die beste Möglichkeit, um fruchtbare Beziehungen zu Arbeitskollegen aufzubauen und das Onbarding neuer Mitarbeiter effizient zu gestalten. Dadurch schafft sich der Mitarbeiter eine vertraute Umgebung und die verliert die Unsicherheit.  

Onboarding leicht gemacht?

Die Personalintegration ist gekennzeichnet durch das dargestellte, phasenweise Einführungsprogramm.  Im Vordergrund der Schnupperphase dieser Phase steht die Informationssammlung z.B. in Veröffentlichungen oder dem Internet. Außerdem kommt es zu ersten Vorgesprächen zwischen Vorgesetzten und zukünftigen Mitarbeiter. In der Begrüßungsphase wird der neue Mitarbeiter im Unternehmen willkommen geheißen. Mit ihr beginnt auch die Orientierungsphase. Dem neuen Mitarbeiter wird die Gelegenheit geboten, sich mit der Umgebung vertraut zu machen, Kollegen kennenzulernen und einen ersten Eindruck über die Organisation zu gewinnen. Es werden erste Fachgespräche geführt und ein Ablaufplan ausgearbeitet. Mit Übergang zur Lern- und Integrationsphase sammelt der    Abb. 2 zeitliche Abschnitte neue Mitarbeiter einzelne Eindrücke des Gesamtbildes und es erschließen sich ihm erste Zusammenhänge. In der Unterweisungsphase wird der Mitarbeiter eingearbeitet und mit seinem Aufgabengebiet vertraut gemacht. Die Integration ist mit der Stabilitäts- und Akzeptanzphase abgeschlossen. Der neue Mitarbeiter ist nun ein vollwertiges Mitglied der Gruppe und in der Lage, eigenständig Aufgaben zu erledigen.

Mitarbeiter-integration durch gemeinsame Erlebnisse

Gemeinsame Erlebnisse im Projekt Team können das Team näher zusammenbringen und die Kommunikation zwischen den Mitglieder, sowie die Integration und das erfolgreiche Onbarding neuer Mitarbeiter beschleunigen. Team Offsites eignen sich perfekt, um strategische Arbeit und Teambuilding zu kombinieren. Wie und ob ein Team Offsite ihren Onboadringprozess voranbringen kann, fidnen wir in einem gemeinsamen Gespräch heraus.

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