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5 Schritte um effektive Meetings abzuhalten

Damit Sie Ihre Zusammenkünfte mit Ihren Kollegen, Teams und Vorgesetzten endlich wieder fokussiert angehen können, gibt es in diesem Artikel die 5 Schritte zu einem effektiven Meeting - besonders in spontanen Homeoffice-Zeiten.
effektive meetings
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Wir leben in einer Meetingkultur. Die Zahlen belegen: Führungskräfte verbringen über 7.000 Stunden im Jahr in Meetings. 

Wir nutzen Meetings um  uns gegenseitig über Fortschritte auf dem Laufenden zu halten, Projektänderungen zu besprechen oder gemeinsam Strategien zu entwickeln. Sie sind ein wichtiger Teil der Unternehmenskommunikation, oft jedoch unorganisierter als nötig und neigen dazu den Zeitrahmen zu sprengen.

Aus diesem Grund sind Meetings in vielen Unternehmen eher ein notwendiges Übel, als eine Bereicherung des Alltags und stehen für Zeitverschwendung, Anstrengung und Frustration. 

Um den Austausch mit Ihren Kollegen, Teams und Vorgesetzten effektiver zu gestalten, gibt es in diesem Artikel die 5 Schritte zu einem effektiven Meeting – besonders in Zeiten von spontaner Remote Arbeit.

Meetings effektiv gestalten
5 Schritte zu einem Effektiven Meeting mit dem Team​

Eine Untersuchung von Meetings in 17 unterschiedlichen Konzernen ergab, dass Führungskräfte bis zu 60% ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen, jedoch nur 58% der Meetings Ergebnisse hervorbringen.  Entsprechend sollten Sie die Notwendigkeit jedes Meetings hinterfragen. Spontane Meetings sind besonders große Produktivitätskiller, in Zeiten von Open Door Policies jedoch oft großer Bestandteil vieler Führungskräfte. Bei diesen ist es besonders wichtig sich zu fragen, ob ein Gespräch wirklich notwendig ist, oder bis zum nächsten  Stand-Up warten kann.  Bei notwendigen Meetings sollten Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten vorab festgelegt werden, um Zeit zu sparen. Schritt 2: Laden Sie die richtigen Personen ein Ein effektives Meeting steht und fällt mit der richtigen Auswahl der Personen am Tisch. Dabei sollten Sie generell versuchen, den beteiligten Personenkreis möglichst klein zu halten. Stellen Sie sich dazu bereits bei der Einladung der Teilnehmer einige grundlegende Fragen: Ist die Person direkt an der Fragestellung beteiligt? Sind von dieser Person durch Ihre Erfahrung oder Tätigkeit Impulse zu erwarten, die uns dem Ziel näherbringen? Wie wichtig ist die Fragestellung für diese Person? Ist diese Person bedeutsam, um die Entscheidung treffen zu können? Erst wenn Sie überzeugt sind, das diese Person für das Meeting unabdingbar ist, sollte Sie eingeladen werden.

Schritt 1: So wenig spontane Meetings wie möglich

Eine Untersuchung von Meetings in 17 unterschiedlichen Konzernen ergab, dass Führungskräfte bis zu 60% ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen, jedoch nur 58% der Meetings Ergebnisse hervorbringen. 

 

Entsprechend sollten Sie die Notwendigkeit jedes Meetings hinterfragen.

Spontane Meetings sind besonders große Produktivitätskiller, in Zeiten von Open Door Policies jedoch oft großer Bestandteil vieler Führungskräfte. Bei diesen ist es besonders wichtig sich zu fragen, ob ein Gespräch wirklich notwendig ist, oder bis zum nächsten  Stand-Up warten kann. 

Bei notwendigen Meetings sollten Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten vorab festgelegt werden, um Zeit zu sparen.

Schritt 2: Laden Sie die richtigen Personen ein

Ein effektives Meeting steht und fällt mit der richtigen Auswahl der Personen am Tisch. Dabei sollten Sie generell versuchen, den beteiligten Personenkreis möglichst klein zu halten. Stellen Sie sich dazu bereits bei der Einladung der Teilnehmer einige grundlegende Fragen:

  1. Ist die Person direkt an der Fragestellung beteiligt?
  2. Sind von dieser Person durch Ihre Erfahrung oder Tätigkeit Impulse zu erwarten, die uns dem Ziel näherbringen?
  3. Wie wichtig ist die Fragestellung für diese Person?
  4. Ist diese Person bedeutsam, um die Entscheidung treffen zu können?

Erst wenn Sie überzeugt sind, das diese Person für das Meeting unabdingbar ist, sollte Sie eingeladen werden.

Laden Sie die eichtigen Personen zu Ihrem effektiven Meeting ein
Schritt 3: Geben Sie Ihrem effektiven Meeting Struktur und vermeiden Sie Störer

Führung ist auch in Meetings einer der entscheidenden Faktoren. Die Positionen sollten klar verteilt sein: Vom Meeting-Host, welcher in Zusammenarbeit mit den Beteiligten für die Agenda und die genaue Zielsetzung verantwortlich ist, bis hin zum Timekeeper, welcher auf die Einhaltung der Agenda achtet. Treffen Sie hier am besten vorab eine Einschätzung wie lang das Meeting dauern sollte und halten Sie sich daran. Auch hier gilt: Nur weil im Kalender automatisch eine Stunde Zeit eingeplant wird: Die wirkliche Zeit, die für das Erreichen des gesetzten Ziels wirklich benötigt wird, kann davon deutlich abweichen. Planen Sie jedoch trotzdem lieber einmal mehr Zeit ein, können Sie sicher sein, dass das Meeting auch diese oder sogar mehr Zeit in Anspruch nehmen würde. Gemäß dem parkinsonschen Gesetz nimmt Arbeit also so viel Zeit in Anspruch, wie man ihr gibt. Gleiches gilt auch für Meetings. Reduzieren Sie die Zeit die Sie ursprünglich für ein Meeting einplanen wollen, um ein Zehntel.

Um den ambitionierten Zeitplan einhalten zu können gilt: Störende Einflüsse haben in einem Meeting nichts verloren. Also Smartphone  aus, Tür zu und Laptops vom Tisch. So gewähren Sie, dass jeder sich ungestört auf das vorliegende Thema konzentrieren kann und die Anderen ebenfalls nicht ablenkt.

Schritt 4: Sorgen Sie für eine Atmosphäre der Konzentration

In Ihrem Alltag erreichen Sie zahlreiche Einflüsse von außen, die dafür sorgen das nur selten die Zeit bleibt, an strategischen und langfristigen Themen konzentriert zu arbeiten. 

In Meetings braucht es nun aber gerade diesen Raum um auch auf die wichtigen Fragen einzugehen, für die sonst keine Zeit bleibt. 

Eine Atmosphäre der Konzentration entsteht zum einen aus den Aspekten der ersten drei Schritte, es kann aber auch hilfreich sein, in Meetings die Perspektive zu wechseln und vielleicht auch außerhalb des Firmengebäudes zusammenkommen und so neue, kreative Impulse tanken. 

In burinis offsites for Leaders wird das herkömmliche Meeting für die Teilnehmer zu einer Team Experience voller Konzentration und Abstand vom operativen Geschäft. Es geht darum, an strategischen und langfristigen Fragestellungen zu arbeiten und ein konkretes Ziel zu erreichen. 

Schritt 5: Beteiligen Sie jeden Teilnehmer für ein produktives meeting

Spannend ist es auch, dem Meeting einem Workshop-Charakter zu geben, bei dem jeder der Teilnehmer etwas beträgt und es Phasen für die Ausarbeitung und Vorstellung der eigenen Position gibt. So kommt jeder zu Wort und wird zugleich aufgefordert, sich aktiv am Thema zu beteiligen. 

Einer Studie zur Folge kann es Hilfreich sein unterschiedliche Arten von Medien wie Präsentationen, Tabellen und kleine Aktivitäten etc. in das Meeting zu integrieren, da es laut 72% der Teilnehmer zu einer Steigerung der Interaktivität beiträgt. Seien Sie also kreativ bei der Gestaltung ihres nächsten Meetings.

Wie Sie den vollen Fokus mit Ihrem Team zurückerlangen und konzentriert arbeiten können um langfristig bessere Resultate zu erzielen, lesen Sie hier

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