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Location finden – Team Offsites
Die Location ist einer der wichtigsten Faktoren beim Thema Offsite. Die Location beeinflusst die Atmosphäre ungemein und bestimmt die Stimmung über den Tag. Stellen Sie sich vor den halben Tag in einem sterilen Seminarraum zu sitzen. Umgeben von grauen Wänden, dunklen Holzarmaturen und einem rauen Teppich mit Kaffeeflecken. Stellen Sie sich im Vergleich eine Rooftop Bar über den Dächern einer Großstadt vor, die Sie komplett für sich und ihr Team haben. Es gibt einen Außenbereich, mit großer Terrasse und einen Innenraum mit moderner Ausstattung, damit problemlos gearbeitet werden kann. Die Location trennt sich in einen Arbeitsbereich und einen Raum zur Entspannung, in dem helles Holz und grüne Farbakzente eingearbeitet sind. Es wirkt alles sehr offen. An welchem dieser Ort würden Sie lieber Zeit verbringen, besser Arbeiten und kreativer sein?
Die Location macht einen großen Unterschied und kann ein Offsite unglaublich spannend machen.
Wichtige Faktoren für die Auswahl der Location
Um die richtige Location zu finden, sollte gibt es viele Fragen zu klären. Wie viele Leute werden an dem Offsite teilnehmen? Wie viele Tage geht das Offsite? Was ist das Konzept des Offsites und welches Ziel soll erreicht werden? Von wo reisen die Teilnehmer an und in welchem Umkreis soll die Location zu diesen liegen?
Diese und viele weitere Fragen gilt es vor der Buchung einer Location zu klären. Neben den Rahmenbedingungen sind noch viele kleine Faktoren entscheidend. Stellen Sie sich die Fragen: Wie erfolgt die An- und Abreise? Wer organisiert diese? Wer kümmert sich um die Verpflegung? Was erwartet mein Team vom Catering? Entspricht das Catering unseren Ansprüchen? Gibt es ein vielfältiges Essensangebot?
Soll das Offsite mit Übernachtung stattfinden, ist es wichtig eine Location auszuwählen, in der genug Zimmer vorhanden sind um zu gewährleisten, dass alle Teilnehmer einzeln untergebracht werden können. Vergessen Sie nicht, sich auch nach dem Frühstücksangebot zu erkundigen.
Um das wichtigste nicht außer Acht zu lassen, informieren Sie sich vorab, ob die Location über einen Meetingraum verfügt und stellen Sie sicher, dass der Meetingraum über die nötige Ausstattung verfügt. Für die Arbeit am Team wird meistens nicht mehr benötigt als eine Flipchart, ein Moderatorenkoffer, Leinwand/ Beamer und WLAN.
Locations sind spannender, wenn sie in kleinem Umkreis attraktive Aktivitäten bieten. Befindet sich in der Umgebung ein Wald, See oder Park oder findet das Offsite in einer Großstadt, mit interessanten Sehenswürdigkeiten, statt?
Daraus ergeben sich viele spannende Aktivitäten wie Geocaching, Kanu fahren, Waldbaden, Kanalfahrten oder eine Stadtführung. Die Auswahl an Aktivitäten ist grenzenlos. Unabhängig von der Umgebung, empfiehlt sich um den Tag abzurunden ein gemeinsames Essen oder ein gemeinsamer Kochkurs. Dadurch wird das gemeinsame Essen eine kleine Herausforderung, die mit Spiel, Spaß und direktem Ergebnis verbunden ist. Alternativ können Sie darüber nachdenken am Ende des Tages einen kleinen Grillabend oder ein Lagerfeuer stattfinden zu lassen. Klären Sie vorher mit der Location ab inwiefern Eigenorganisation gefragt ist oder ob die Location die Organisation übernimmt.
Mit der richtigen Location bieten Sie ihrem Team die kreative Pause, die es benötigt. Eine kreative Pause bedeutet nicht alles stehen und liegenzulassen. Es bedeutet die Perspektive zu wechseln, um auf neue Ideen zu kommen. Neue Ideen bedeuten wiederum Innovation und Motivation. Probleme können danach besser angegangen werden und der Kopf ist wieder frei um sich mit neuen Dingen zu befassen.
Die Güte der Location liegt immer im Auge des Betrachters und ist abhängig von den Präferenzen des Teams. Die meisten Locations haben ein einzigartiges Angebot und eine einzigartige Philosophie und nicht jede Location wird auf Ihre Anforderungen passen.
Sollte Ihr Team beispielsweise besonderen Fokus auf Nachhaltigkeit, Regionalität und Saisonalität legen, suchen Sie Locations, die zu Ihnen passen. Auch wenn es nicht leicht wird, verspreche Ich Ihnen, dass es eine Location gibt, die sich darauf spezialisiert hat – Sie müssen Sie nur finden.
Die Location sollte auf jeden fall einen, wenn auch kleinen, Wow-Effekt auslösen. Wenn Sie begeistert sind, werden es andere ebenfalls sein. Versuchen Sie eine Location zu finden, die an dem New Work Gedanken angelehnt ist, um triste Seminarräume zu vermeiden. Kreativität und Design sind hier keine Grenzen gesetzt.
Team Offsites: die richtige Vorbereitung
Jedes Event sollte mit der Entwicklung eines Konzepts bzw. eines übergeordneten Themas starten. Besprechen Sie deshalb bereits einige Wochen vor dem Offsite mögliche Themen oder Herausforderungen und Ideen, die auf dem Offsite behandelt werden sollen. Sammeln Sie diese an einem zentralen Ort auf den alle Teilnehmer leicht Zugriff haben, z.B. ein Google Doc oder einem speziellen Slack Channel. Es sollte natürlich klar sein, wer auf das Offsite mitfährt. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die ideale Größe eines Offsite-Teams zwischen 5 und 15 Personen liegt. Selbstverständlich können Offsites mit mehr als 15 Personen ebenfalls sehr nützlich und effektiv sein, jedoch sollte sich dies in der Agenda, durch z.B. Breakout Sessions wiederspiegeln. Mehr dazu erfahren Sie in zwei Tagen in dem Newsletter zum Thema “Agenda – Wie die richtigen Akzente setzen”.
Ziele des Offsites definieren
Neben dem Konzept sollten Sie unbedingt auch ein spezifisches Ziel für das Offsite festlegen. Was soll das Ergebnis des Offsites sein? Ein neuer Businessplan, eine neue Strategie, eine neue Vision oder ein stärkeres Team?
Definieren Sie als Team, was Sie auf dem Offsite erreichen wollen und erinnern Sie alle Teilnehmer im Laufe des Offsites regelmäßig daran, was Sie sich von dem Offsite eigentlich erhoffen, damit Sie dies am Ende auch tatsächlich umsetzen.
Inhalte & Programm des Offsites festlegen
Sobald Sie ein Konzept und ein klares Ziel für das Offsite festgelegt haben, können Sie die Inhalte des Offsites ableiten. Dies kann sich jedoch schwieriger als erwartet gestalten, da bei der Gestaltung der Agenda unterschiedliche Faktoren berücksichtigt werden sollten.
Aus den Zielen leiten sich die Inhalte ab, um diese Ziele auch zu erreichen. Dies ist vermutlich der schwierigste Teil: hier spielen viele Faktoren mit rein, die man zunächst nicht unbedingt auf dem Schirm hat.
Eignet sich die Location überhaupt für das, was wir vorhaben?
Wie gestalten wir lockere und entspannte Pausen?
Was für Aktivitäten können wir zwischendurch machen, damit das Team auf Trapp bleibt?
Mehr zur Gestaltung einer Agenda erfahren Sie deshalb in zwei Tagen in dem Newsletter mit dem Thema “Agenda – Wie die richtigen Akzente setzen”.
Regeln kommunizieren
Ein weiteres Kernelement eines erfolgreichen Offsites sind Regeln. Um das Meiste aus dem Offsite raus zu holen legen wir jedem Team eine Grundregel ans Herz:
„Das Tagesgeschäft, du besser ganz sein lässt!“
Das Setting auf einem Offsite ist so aufregend inspirierend – es wäre wirklich schade, wenn man diese Zeit für das operative Geschäft aufwendet, anstatt sich dem großen Ganzen zu widmen. Regelmäßige Projekte und tägliche Aufgaben können ein oder zwei Tage warten. Tauchen Sie tief ein und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die Inhalte des Offsites. Damit das am besten funktioniert, sollte solche Regeln direkt im Voraus kommuniziert werden. Für Inspiration und einen Vorgeschmack, was Sie auf einem Offsite erwarten können, empfehle ich Ihnen die Story vom Offsite des Unternehmens Altran durchzulesen.
Strategische Arbeit als Innovationsboost – Team Offsites
Team Offsites werden immer beliebter, um einmal räumliche wie auch inhaltliche Distanz zum Alltagsgeschäft zu nehmen. Raus mit dem Team, rein in eine inspirierende, neue Umgebung. Das verspricht nötige Ruhe, Innovation, Kreativität und auch nachhaltige Motivation.
Doch für welche Anlässe genau eignen sich Team Offsites eigentlich am besten?
TEAM EVENT
Beim Teamevent steht der Spaß und die Challenge im Team im Vordergrund. Teamevents sind größtenteils Incentive: Es geht darum, das Team für die Arbeit zu belohnen. Team Offsites eignen sich perfekt als Teamevent der anderen Art. Man hat die Chance, sich im Team zu vernetzen und gemeinsame, nachhaltige Erlebnisse zu schaffen. Auf einem Offsite sind die Möglichkeiten grenzenlos.
TEAM WORKSHOP & ENTWICKLUNG
Workshops aller Art funktionieren großartig im Offsite. Ein Design Thinking-Workshop bspw. funktioniert besonders gut, weil das neue Umfeld Kreativität fördert und für Aufgabenstellungen zur Problemlösung genutzt werden kann. Egal ob es darum geht, den Teamzusammenhalt zu stärken, die Kommunikation im Team zu verbessern oder Stärken und Rollen von den Teamkollegen kennenzulernen, im Offsite findet man die nötige Zeit und den Raum, aktiv am Team zu arbeiten. Wir empfehlen für ein Offsite auch auf externe Impulse und eine Perspektive von außen zu setzen, indem man den passenden Coach oder Berater für seine Herausforderung hinzu holt.
STRATEGISCHE ARBEIT IM TEAM
Die meisten Manager schätzen die Zeit, die sie für strategische Arbeit aufwenden, viel höher ein, als die tatsächlich aufgebrachte Zeit. Wirklich einmal strategisch zu arbeiten heißt, das große Ganze abseits vom operativen Tagesgeschäft zu beleuchten. Im Offsite lässt sich wunderbar der neue Businessplan, ein neues Geschäftsmodell oder ein Produkt entwickeln – auch in Form von Hackathons. All das funktioniert super, da das Team Abstand zum Status Quo nehmen kann. Einen freien Kopf zu bekommen und nicht ständig abgelenkt zu werden – das bringt das Team merklich voran. So steigt auch die Beliebtheit vom Format Offsite für Führungskräfte-Teams.
Die effektive Zusammenarbeit im Team wird maßgeblich durch das Vertrauen im Team und das Teamgefühl beeinflusst, welche vor allem durch regelmäßige Interaktion und Austausch mit anderen Personen aus dem Team entstehen.
Doch wie schafft man es das Vertrauen, den Teamspirit und die effektive Arbeit in Zeiten von Corona und physischer Isolation aufrecht zu halten?
Drei Methoden, die Sie schnell und einfach in Ihren Arbeitsalltag integrieren können, möchten wir Ihnen vorstellen, damit Ihr Teamgefühl nicht unter diesen schwierigen Zeiten leiden muss.
– besonders in Zeiten von spontaner Remote Arbeit.
WIE MAN IN KRISENZEITEN DEN TEAMSPIRIT HOCH HÄLT
1. Catch-Up
Video- und Telekonferenzen sind ein großartiges Tool, um die physische Distanz zu überkommen.
Die meisten Teams konzentrieren ihren Austausch jedoch auf arbeitsrelevante Themen – am Ende findet sich wenig Zeit für das Zwischenmenschliche.
Auch wenn die Meetings per Video- oder Telekonferenz abgehalten werden, nehmen Sie sich die Zeit, um jeden im Team abzuholen. Erfahrungsgemäß tendiert man schnell dazu, sich lediglich den Business-Themen selbst zu widmen. Starten Sie Gespräche. Deshalb ist unsere Empfehlung Meetings mit einem kurzen 5 Minuten Checking-In zu starten.
Fragen Sie was die Menschen in Ihrem Team beschäftigt, wie sie ihre Zeit verbringen, was für Sorgen sie haben oder was Sie sonst interessiert.
Hier ein paar Beispielfragen:
- Wie geht es dir?
- Was liegt dir auf dem Herzen?
- Was beschäftigt dich aktuell?
- Was hast du heute so gemacht?
- Stell dir vor dein Gefühlszustand ist ein Ball. Welche Farbe und Größe hat er und aus welchem Material besteht er?
So bekommen Sie einen besseren Einblick in die Gefühlswelt Ihrer Kollegen, können frühzeitig auf Probleme und Sorgen reagieren und gleichzeitig eine bessere Beziehung aufbauen.
“Establishing a habit looking at each other”, wie es Simon Sinek in diesen Zeiten beschreibt, das sollte das Ziel sein. “It helps staying connected”.
2. Rituale
Rituale sind ein wichtiger Bestandteil eines gut funktionierenden Teams, denn sie geben dem Team Struktur und Stabilität, welche in dieser Zeit voller Ungewissheit und Unruhe einen besonderen Stellenwert haben. Hat Ihr Team bereits Rituale, wie zum Beispiel Retrospektiven oder Daily Standups, im Alltag integriert, sollten diese unbedingt aufrecht erhalten werden.
Nutzen Sie diese Zeit aber auch, um neue Rituale zu erproben. Ein wöchentliches “Auskotzen”, bei dem Sie Ihrem Team einen Rahmen bieten alle Probleme auszusprechen oder ihren negativen Emotionen freien Lauf zu lassen, oder ein Meeting in dem Teamkollegen etwas aus ihrem Leben, z.B. von einer außergewöhnlichen Reise oder einer interessanten Begegnung, erzählen, können wunderbare Ergänzungen zu den bereits bestehenden Ritualen sein.
Die twentyZen GmbH, die Macher des Social-Media-Tools webZunder, veranstalten beispielsweise den sogenannten Funky Friday, an dem in einer entspannten Runde zu einem zuvor festgelegten Thema diskutiert wird. Ein Format, welches auch hervorragend remote funktioniert.
3. Neuen Sinn schaffen
Die aktuelle Ungewissheit über die Zukunft des Einzelnen und des Unternehmens kann beim Team schnell zu Motivations- und Antriebslosigkeit führen. Schnell wird sich die Frage gestellt: wofür der ganze Aufwand, wenn fast der ganze Betrieb lahm liegt?
Man fühlt sich machtlos, überwältigt und stellt die Sinnhaftigkeit der eigenen Arbeit in Frage. Es entsteht eine Atmosphäre, die das gesamte Team lähmen kann.
Ermöglichen Sie Ihrem Team deshalb die Zeit als Chance zu verstehen , indem die Zeit beispielsweise zur Weiterbildung genutzt wird . Es existiert ein riesiges Angebot an Online Trainings, Videokursen oder hilfreichen E-Books (hier unser E-Book verlinken), die Teamkollegen auf die Zeit nach der Krise vorbereiten kann, wenn es wieder bergauf geht.
Wenn Sie diese Zeit als Chance sehen, Ihr Team voranzubringen und weiterzuentwickeln, dann hält dies auch die individuelle Motivation hoch.
Um die Motivation im Team zusätzlich hochzuhalten, bieten sich auch gemeinsame Online Aktivitäten an. Veranstalten Sie einen digitalen Spieleabend oder starten Sie einen Unternehmensinternen Buchclub der sich wöchentlich austauscht. Schaffen Sie das Gefühl, dass keiner hier alleine durch muss. Sie schaffen das gemeinsam!
Schlusswort
In Zeiten von Corona kann es schwierig sein, das Team zusammen zu halten.
Verstehen wir die Krise jedoch als Chance, können Krisen aber auch zusammenschweißen. Vielleicht gehen mehrere Teams sogar gestärkt aus dieser Zeit hervor. Die Zeit wird es zeigen.
Wir leben in einer Meetingkultur. Die Zahlen belegen: Führungskräfte verbringen über 7.000 Stunden im Jahr in Meetings.
Wir nutzen Meetings um uns gegenseitig über Fortschritte auf dem Laufenden zu halten, Projektänderungen zu besprechen oder gemeinsam Strategien zu entwickeln. Sie sind ein wichtiger Teil der Unternehmenskommunikation, oft jedoch unorganisierter als nötig und neigen dazu den Zeitrahmen zu sprengen.
Aus diesem Grund sind Meetings in vielen Unternehmen eher ein notwendiges Übel, als eine Bereicherung des Alltags und stehen für Zeitverschwendung, Anstrengung und Frustration.
Um den Austausch mit Ihren Kollegen, Teams und Vorgesetzten effektiver zu gestalten, gibt es in diesem Artikel die 5 Schritte zu einem effektiven Meeting – besonders in Zeiten von spontaner Remote Arbeit.
5 Schritte zu einem Effektiven Meeting mit dem Team
Eine Untersuchung von Meetings in 17 unterschiedlichen Konzernen ergab, dass Führungskräfte bis zu 60% ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen, jedoch nur 58% der Meetings Ergebnisse hervorbringen. Entsprechend sollten Sie die Notwendigkeit jedes Meetings hinterfragen. Spontane Meetings sind besonders große Produktivitätskiller, in Zeiten von Open Door Policies jedoch oft großer Bestandteil vieler Führungskräfte. Bei diesen ist es besonders wichtig sich zu fragen, ob ein Gespräch wirklich notwendig ist, oder bis zum nächsten Stand-Up warten kann. Bei notwendigen Meetings sollten Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten vorab festgelegt werden, um Zeit zu sparen. Schritt 2: Laden Sie die richtigen Personen ein Ein effektives Meeting steht und fällt mit der richtigen Auswahl der Personen am Tisch. Dabei sollten Sie generell versuchen, den beteiligten Personenkreis möglichst klein zu halten. Stellen Sie sich dazu bereits bei der Einladung der Teilnehmer einige grundlegende Fragen: Ist die Person direkt an der Fragestellung beteiligt? Sind von dieser Person durch Ihre Erfahrung oder Tätigkeit Impulse zu erwarten, die uns dem Ziel näherbringen? Wie wichtig ist die Fragestellung für diese Person? Ist diese Person bedeutsam, um die Entscheidung treffen zu können? Erst wenn Sie überzeugt sind, das diese Person für das Meeting unabdingbar ist, sollte Sie eingeladen werden.
Schritt 1: So wenig spontane Meetings wie möglich
Eine Untersuchung von Meetings in 17 unterschiedlichen Konzernen ergab, dass Führungskräfte bis zu 60% ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen, jedoch nur 58% der Meetings Ergebnisse hervorbringen.
Entsprechend sollten Sie die Notwendigkeit jedes Meetings hinterfragen.
Spontane Meetings sind besonders große Produktivitätskiller, in Zeiten von Open Door Policies jedoch oft großer Bestandteil vieler Führungskräfte. Bei diesen ist es besonders wichtig sich zu fragen, ob ein Gespräch wirklich notwendig ist, oder bis zum nächsten Stand-Up warten kann.
Bei notwendigen Meetings sollten Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten vorab festgelegt werden, um Zeit zu sparen.
Schritt 2: Laden Sie die richtigen Personen ein
Ein effektives Meeting steht und fällt mit der richtigen Auswahl der Personen am Tisch. Dabei sollten Sie generell versuchen, den beteiligten Personenkreis möglichst klein zu halten. Stellen Sie sich dazu bereits bei der Einladung der Teilnehmer einige grundlegende Fragen:
- Ist die Person direkt an der Fragestellung beteiligt?
- Sind von dieser Person durch Ihre Erfahrung oder Tätigkeit Impulse zu erwarten, die uns dem Ziel näherbringen?
- Wie wichtig ist die Fragestellung für diese Person?
- Ist diese Person bedeutsam, um die Entscheidung treffen zu können?
Erst wenn Sie überzeugt sind, das diese Person für das Meeting unabdingbar ist, sollte Sie eingeladen werden.
Schritt 3: Geben Sie Ihrem effektiven Meeting Struktur und vermeiden Sie Störer
Führung ist auch in Meetings einer der entscheidenden Faktoren. Die Positionen sollten klar verteilt sein: Vom Meeting-Host, welcher in Zusammenarbeit mit den Beteiligten für die Agenda und die genaue Zielsetzung verantwortlich ist, bis hin zum Timekeeper, welcher auf die Einhaltung der Agenda achtet. Treffen Sie hier am besten vorab eine Einschätzung wie lang das Meeting dauern sollte und halten Sie sich daran. Auch hier gilt: Nur weil im Kalender automatisch eine Stunde Zeit eingeplant wird: Die wirkliche Zeit, die für das Erreichen des gesetzten Ziels wirklich benötigt wird, kann davon deutlich abweichen. Planen Sie jedoch trotzdem lieber einmal mehr Zeit ein, können Sie sicher sein, dass das Meeting auch diese oder sogar mehr Zeit in Anspruch nehmen würde. Gemäß dem parkinsonschen Gesetz nimmt Arbeit also so viel Zeit in Anspruch, wie man ihr gibt. Gleiches gilt auch für Meetings. Reduzieren Sie die Zeit die Sie ursprünglich für ein Meeting einplanen wollen, um ein Zehntel.
Um den ambitionierten Zeitplan einhalten zu können gilt: Störende Einflüsse haben in einem Meeting nichts verloren. Also Smartphone aus, Tür zu und Laptops vom Tisch. So gewähren Sie, dass jeder sich ungestört auf das vorliegende Thema konzentrieren kann und die Anderen ebenfalls nicht ablenkt.
Schritt 4: Sorgen Sie für eine Atmosphäre der Konzentration
In Ihrem Alltag erreichen Sie zahlreiche Einflüsse von außen, die dafür sorgen das nur selten die Zeit bleibt, an strategischen und langfristigen Themen konzentriert zu arbeiten.
In Meetings braucht es nun aber gerade diesen Raum um auch auf die wichtigen Fragen einzugehen, für die sonst keine Zeit bleibt.
Eine Atmosphäre der Konzentration entsteht zum einen aus den Aspekten der ersten drei Schritte, es kann aber auch hilfreich sein, in Meetings die Perspektive zu wechseln und vielleicht auch außerhalb des Firmengebäudes zusammenkommen und so neue, kreative Impulse tanken.
In burinis offsites for Leaders wird das herkömmliche Meeting für die Teilnehmer zu einer Team Experience voller Konzentration und Abstand vom operativen Geschäft. Es geht darum, an strategischen und langfristigen Fragestellungen zu arbeiten und ein konkretes Ziel zu erreichen.
Schritt 5: Beteiligen Sie jeden Teilnehmer für ein produktives meeting
Spannend ist es auch, dem Meeting einem Workshop-Charakter zu geben, bei dem jeder der Teilnehmer etwas beträgt und es Phasen für die Ausarbeitung und Vorstellung der eigenen Position gibt. So kommt jeder zu Wort und wird zugleich aufgefordert, sich aktiv am Thema zu beteiligen.
Einer Studie zur Folge kann es Hilfreich sein unterschiedliche Arten von Medien wie Präsentationen, Tabellen und kleine Aktivitäten etc. in das Meeting zu integrieren, da es laut 72% der Teilnehmer zu einer Steigerung der Interaktivität beiträgt. Seien Sie also kreativ bei der Gestaltung ihres nächsten Meetings.
Wie Sie den vollen Fokus mit Ihrem Team zurückerlangen und konzentriert arbeiten können um langfristig bessere Resultate zu erzielen, lesen Sie hier.
Wie man mit Hilfe des Team Charter Canvas die Teamfindung nicht sich selbst überlässt
Wenn neue Geschäftsmodelle und Projekte entstehen, müssen sich häufig auch die dahinter stehenden Teams neu formieren.
Gerade im Kontext von New Work, Startups und aufgeschlossenen Menschen, die sich für neue Projekte zusammentun, stellt man sich häufig vor, dass die Zusammenarbeit eines jungen Teams direkt reibungslos funktioniert. Schließlich geht man davon aus, dass in einer schnelllebigen Welt alle sofort adäquat mit ihrem Umfeld umgehen können. Dass gerade in agilen Kontexten aber die Harmonie innerhalb des Projektteams einer der wichtigsten Aspekte ist und proaktiv sichergestellt werden sollte, damit die Arbeit zum Erfolg führt, wird von außen nicht unbedingt gesehen.
Wie passen „althergebrachte“ Strukturen und Projektteams mit einem agilen Mindset zusammen?
Eine Möglichkeit, Teamzusammenstellungen aber auch -veränderungen strukturiert anzugehen, ist der Team Charter Canvas (TCC).
Wenn sich ein Team gebildet hat, um gemeinsam eine Geschäftsmodell-Idee zu verwirklichen, gilt es, die einzelnen Persönlichkeiten aufeinander abzustimmen. Dabei sind die Ansatzpunkte jeweils unterschiedliche: Manchmal kennt sich das bestehende Team aus einer vorherigen Kollegen-Konstellation oder auch aus dem Privatleben, manchmal sind es wiederum Personen, die noch nie etwas miteinander zu tun hatten. In jedem Fall ist es sinnvoll, ein für ein neues Projekt zusammengestelltes Team gerade im Kontext neuer Arbeitsmethoden zu coachen.
In der Vergangenheit habe ich mit unterschiedlichen Teams positive Erfahrungen mit dem TCC gemacht. Beispielsweise konnten wir durch die Anwendung des Canvas ein anfangs großes Intrapreneur-Team in mehrere kleine aufteilen, die dann jeweils klare Arbeitsaufträge hatten. Erst durch den TCC haben sich verschiedene Ziele und Erwartungen herauskristallisiert, die vorher den einzelnen Gruppen nicht bewusst gewesen waren. In einem anderen Fall kamen im Verlauf des Geschäftsmodell-Aufbaus weitere Teammitglieder dazu, die sich mit Hilfe des Canvas direkt besser in die bestehenden Strukturen einfinden konnten, weil sie die Hintergründe des vorhandenen Teams transparent nachvollziehen konnten.
Quelle: Team Charter Canvas: https://designabetterbusiness.com/2017/08/24/team-charter-canvas/
Was soll dieses Canvas sein?
Das TCC ist ein Hilfsmittel zur Abstimmung und Visualisierung aller Aspekte, die ein Intrapreneur-Team betreffen, um gemeinsam erfolgreich ein neues Geschäftsmodell zu entwickeln. Ziel ist es, Erwartungen, Rollen und Verhaltensweisen innerhalb des Teams zu klären und Spielregeln für die Zusammenarbeit sowie gemeinsame Ziele mehr oder weniger verbindlich festzulegen. Diese strukturierte Herangehensweise führt zu einer von vornherein festgelegten Akzeptanz verschiedener Rollen sowie einem gemeinsamen Plan, wie man mit herausfordernden Situationen umgeht. Dies vermeidet Ineffizienz und unnötigen Stress innerhalb des Teams. Grundsätzlich ist es für jedes Teammitglied immer wichtig zu wissen, mit wem man die gemeinsame Arbeit angeht und wohin die Reise führt. Das Canvas hilft dabei, ein Commitment aufzubauen.
Was macht man da genau und wie geht man vor?
Wie bei vielen agilen Methoden ist es ratsam, sich aus der gewohnten, räumlichen Umgebung heraus zu begeben und mit einer Vorstellungsrunde aller Teammitglieder zu beginnen, um das erste Eis zu brechen.
Dann startet man mit den einzelnen Punkten das Canvasses, angefangen mit der Frage, wer wo im Bus sitzen möchte. Schließlich benötigt jedes Team einen Fahrer, ansonsten bewegt sich der Bus nicht fort. So gelangt man über gemeinsame Erwartungen, Teamwerte und –ziele, Energiequellen aber auch Hindernisse und Ärgernisse zu einer einheitlichen Vorstellung, wie man zusammenarbeiten möchte.
Zum Schluss kann man die Teammitglieder bitten, den Canvas zu unterschreiben, was sich als hilfreich herausgestellt hat, da es für alle Beteiligten das Gefühl der Verbindlichkeit erhöht.
Und wie geht’s weiter?
Das TCC sollte stets in Sichtweite – analog oder digital – der Teammitglieder sein, damit alle die Inhalte vor Augen haben. Auch lohnt es sich, nach einer gewissen Zeit den Canvas aktiv mit allen zu betrachten und zu prüfen, ob und wie sich die Situation des Teams ggf. verändert hat.
Insgesamt ist ein TCC aus meiner Sicht für jedes Team empfehlenswert, das mindestens aus zwei Personen besteht und sich entweder neu formiert oder in seiner bestehenden Konstellation ein neues Projekt beginnt. Alle Teammitglieder sollten der Methode gegenüber aufgeschlossen und bereit sein, sich offen über die einzelnen Punkte auszutauschen.
Aus Coach-Perspektive sollte man sich vor der Anwendung des TCC – wie auch allen anderen Canvasses und neuen Methoden – einmal mit dem Aufbau beschäftigen. Idealerweise hat man die Möglichkeit, bei der Durchführung einer entsprechenden Coaching-Session dabei zu sein oder sich von einem erfahrenen Coach die Vorgehensweise erläutern zu lassen.
So stellt man sicher, dass man bei der Anwendung die richtigen Fragen stellt und die Diskussion nicht in Sackgassen mündet.
Sie brauchen Hilfe bei der Umsetzung?
Wenn Sie Hilfe bei der Umsetzung des TCC brauchen oder sich mit einem neu formierten Team für eine Zeit lang aus der gewohnten Umgebung zurückziehen wollen, um das Eis zu brechen, dann hilft Burini Ihnen Team Offsites, in inspirierenden Locations, zu organisieren.
Autorin: Maja von Lewartow Lewartowski,
Initiative DigiVision bei der Volkswagen Group Services GmbH
Team Offsite richtig organisieren & planen – 5 Tipps
Team Offsites, Offsite-Meetings oder auch Team Retreats können einen nachhaltigen Boost geben, was Ziele & Vision genauso angeht wie die nötige Motivation.
Wenn sie sorgfältig organisiert und geplant werden, kann ein Offsite zum echten Erfolg werden und in kurzer Zeit viel erreicht werden. Wenn Sie jedoch nicht richtig geplant werden, kann ein Offsite schnell zum Ressourcenfresser mutieren.
In meiner Rolle als Offsite Designer, in der ich Teams bei ihrem Offsite berate, mit plane und begleite, habe ich gelernt, worauf es bei einem erfolgreichen Offsite ankommt, sodass auch wirklich nichts schief geht und sich das Investment auch lohnt. Hier sind 5 Tipps, die verhindern, dass Ihr nächstes Team Offsite kein Flopp wird.
Das richtige Setting
Das richtige Setting ist essenzieller Bestandteil jeder erfolgreichen Tagung, jedes Workshops und jedes Offsites. Zum Setting gehört weit mehr als nur der passende Ort oder Seminarraum.
Setting umschreibt den gesamten Rahmen, der den eigentlichen Inhalt umgibt. Ein Team, das sich gegenseitig sehr vertraut ist deutlich offener gegenüber beispielsweise engeren Räumen oder Aktivitäten als ein relativ neues Team, übernachtet eher in den gleichen Räumlichkeiten und besteht nicht auf Einzelzimmer sowie braucht meistens weniger Freizeit als ein neues Team.
Das Setting wird also durch folgende Faktoren bedingt:
- Location an sich mit Atmosphäre und Wirkung
- Umgebung & Möglichkeiten für Aktivitäten
- Wetterabhängig vs. wetterunabhängig
- Essen: Catering oder auch Kochen im Team möglich?
Achten Sie bei der Wahl einer Offsite Location darauf, dass sie von einem Anbieter überprüft wurde, damit sie neben den Faktoren auch die nötigen technischen Anforderungen (WLAN, Beamer etc.) erfüllt.
Hier haben wir 5 inspirierende Offsite-Locations vorgestellt, die von uns überprüft sind und das Offsite zu einem echten Erfolg machen können.
Kommunizieren Sie jederzeit transparent
Eine sorgfältige Vorbereitung ist wie immer das A und O.
Wenn Teammitglieder nicht verstehen (oder sich nicht einig sind), auf welche Ergebnisse sie zusteuern, oder wenn sie nicht das Gefühl haben, dass ihre Stimme gehört wird, entgleist die Motivation und das Interesse bereits nach der ersten Kaffeepause.
Wenn Sie ein Team Offsite organisieren besprechen Sie also am besten im Voraus, welche Ziele auf dem Offsite erreicht und welche Entscheidungen getroffen werden sollen.
Kommunizieren Sie dazu mit dem gesamten Team und binden Sie die Team Member so früh es geht mit ein. Nur so kann Ihr Team Offsite erfolgreich durchgeführt werden und zu messbaren Ergebnissen führen.
Problemlösung oder Entscheidungen treffen – machen Sie es verbindlich
Seien wir ehrlich: Offsite-Meetings kosten auch Geld – ist es das denn wert? Um also das maximale aus dem Event rauszuholen, nutzen Sie die Zeit.
Der wahre Wert von externen Meetings besteht darin, dass die Leute ihre Ideen in Echtzeit austauschen und das kreative Denken, das daraus resultiert. Vermeiden Sie es, zeitraubende Informationen als Gruppe zu verschwenden. Bitte keine stundenlangen Präsentationen oder Dokumentprüfungen. So etwas gehört zur Vorbereitung. Die vollständige Vorbereitung eines Team Offsites muss in der Planung und Organisation erfolgen, damit es ein Erfolg werden kann. Wenn Sie sich unsicher sind, wenden Sie sich gerne an das Team von burini – gemeinsam finden wir eine Lösung für Ihr nächstes Team Offsite.
Nicht nur bei der team Offsite Organisation:
Nicht den Spaß vergessen
Nur Arbeit und keine lustigen oder spannenden Aktivitäten zum Ausgleich lässt das Offsite langweilig werden. Mit lustigen Spielen wird die Arbeitsmonotonie unterbrochen und lässt jeden Einzelnen für kurze Zeit durchatmen, auf neue Gedanken kommen und vielleicht auf den kreativen Einfall, auf den man gewartet hat.
Wie wäre es beispielsweise mit einem Mario-Kart-Rennen in Realife zwischendurch?
https://youtu.be/OM4zpUj3ONI
Bleiben Sie flexibel
Ohne eine Agenda geht nichts – und doch muss sie so entworfen sein, dass sie Flexibilität zulässt. Ohne Flexibilität kann man sich der Teamdynamik nicht anpassen und der Wechsel vom einen Programmpunkt zum nächsten wirkt steif und erzwungen. Auch darunter kann die Atmosphäre sowie die Bereitschaft leiden. Burini hilft Ihnen übrigens auch bei der Erstellung einer sinnvollen Agenda – so müssen Sie sich um nichts mehr kümmern.
Möchten Sie sicherstellen, dass bei Ihrem nächsten Team Offsite nichts schief geht? Sie können es auch uns überlassen, während Sie sich zurücklehnen und Ihre Zeit der inhaltlichen Gestaltung widmen.
Team Offsite planen – diese Fehler sollten Sie übrigens nicht machen!
Team Offsite richtig organisieren und planen – Bei der Planung von Team Offsites können bereits Kleinigkeiten das ganze Event gefährden – kennen Sie beispielsweise alle Besonderheiten beim Essen Ihres Teams? Machen Sie Ihr nächstes Teamevent zum Erfolg – buchen Sie ein burini Team Offsite
https://www.youtube.com/watch?v=RTg7b1ZcgMI
Warum Sie ohne Team Retreats nicht bereit für die New Work-Ära sind – Team Offsites das perfekte New Work Teamevent
New Work Teamevent – Mehr als Kickertisch und frisches Obst?
New Work – kein Begriff wurde mehr im Bullshit-Bingo missbraucht und falsch eingesetzt.
New Work ist viel mehr als nur Kickertisch und Nap-Ecke in modernen Unternehmen. Vielmehr ist die Entwicklung der neuen Arbeitswelt eine Konsequenz der Globalisierung und Digitalisierung und der damit verbundenen Entwicklung von einer Industrie- zu einer Wissensgesellschaft.
Zu den wichtigsten Eigenschaften zählen ein neues Maß an Freiheit, Flexibilität und Teilhabe an der Gemeinschaft sowie das Freimachen neuer Wege für Kreativität und Entfaltung der eigenen Persönlichkeit.
Und genau in dieses neue Verständnis passt ein in Deutschland relativ neues Veranstaltungsformat – das sogenannte “Team Offsite”.
Was ist ein Team Offsite?
Unter einem Team Offsite, auch Company Retreat oder Offsite Meeting, versteht man ein Treffen außerhalb des Büros, das strategische Arbeit mit einem Teambuilding-Programm kombiniert. Dazu werden neben Workshops vor allem Aktivitäten unternommen, um das Team zusammenzubringen.
Schon 1985 hat Steve Jobs das Potenzial von Offsites erkannt und sah das Ziel vor allem in “planting a seed of a new company culture”.
Innovation ist schwer zu fördern, weshalb Teams vor allem auf die richtige Umgebung angewiesen sind, um tieferliegende Probleme zu lösen, egal ob organisatorischer, persönlicher oder kommunikativer Natur.
Warum das Setting maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg der Teammaßnahme entscheidet, erklären wir hier genauer.
Was ist ein Team Offsite?
Auf einem Team Offsite können sich die Teammitglieder gegenseitig vernetzen, inspirieren und Abstand zum Alltagsgeschäft gewinnen; das fördert Kreativität und das Zulassen von neuen Impulsen.
Es wird vor allem darüber gesprochen, wie man zukünftig als Team zusammenarbeiten will. Ziele, Vision und Werte sind gerne Thema auf einem Offsite Event.
New Work – So könnte Ihr Team Offsite aussehen
Was genau macht so ein Offsite mit dem Team?
Red Oak Consulting berichtet von ihren Erfahrungen, Übungen und Herausforderungen, die sie in ihrem ersten burini Team Offsite angegangen sind. Die komplette Case Study lesen Sie hier. Das Teamevent der New Work Ära.
https://youtu.be/_YPZXVDpEyQ
Ihr nächstes Team Offsite – New Work Teamevent
Team Offsites spiegelt also gebündelt vieles von dem wieder, was die New Work-Bewegung auszeichnet. Es wird sich bewusst von tristen Bürolandschaften verabschiedet und eine neue, inspirierende Umgebung gesucht.
Offsites oder Retreats fördern die Kreativität und Innovation durch das Ermöglichen kreativer Pausen und schaffen damit auch eine ideale Grundlage für die neue Arbeitswelt.
Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, ein Offsite zu planen, kommen Sie gerne auf das Team von burini zu. Wir haben deutschlandweit 50 inspirierende Locations sowie das passende Rahmenprogramm für Ihren nächsten Anlass.
Onboarding – Die Integration von Mitarbeitern in die Unternehmensstruktur
Die zunehmende Mobilisierung der Gesellschaft stellt für Unternehmen eine zunehmende Herausforderung dar. Mitarbeiter wechseln häufiger den Arbeitsplatz, um Entwicklungsmöglichkeiten zu nutzen, das Einkommen zu verbessern oder den eigenen Bedürfnissen gerecht zu werden.
Die Bindung der Mitarbeiter an ein Unternehmen gewinnt damit an Bedeutung. Deshalb nimmt die Integration von neuen Mitarbeitern eine immer wichtigere Rolle ein. Sie entscheidet in den ersten vier Wochen unter anderem darüber, wie sich Mitarbeiter und Vorgesetzter eine weitere Zusammenarbeit vorstellen.
Durch effektive Integrationsprogramme wird die Bindung an das Unternehmen positiv beeinflusst und eine längerfristige Anpassung gewährleistet, Frühfluktuation wird verhindert und die fruchtbare Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Kollegen gefördert. Vollzieht sich die Integration dagegen eher oberflächlich, ergeben sich daraus frühe Stressoren. Diese Faktoren können zu Rollenkonflikten, Überlastung sowie Unklarheit der Arbeitsrolle führen und in Frustration münden. Die Ergebnisse misslungener Personalintegration sind demzufolge Unzufriedenheit, geringe Arbeitsmotivation, Reduzierung des Arbeitseinsatzes und wenig optimal ausgeführte Aufgaben. Um die daraus resultierende Fluktuation zu verhindern, ist es umso wichtiger, den neuen Mitarbeiter frühzeitig mit den Erwartungen vertraut zu machen.
Richtiges Onboarding – Integration neuer Mitarbeiter hängt stark mit der Sozialisation zusammen.
Allgemein wird die Sozialisation in drei Phasen eingeteilt: Phase vor dem Eintritt, Phase nach dem Eintritt und Metamorphose.
Die Antizipatorische Sozialisation oder auch Vorsozialisation veranlasst ein Unternehmen dazu, ihre Attraktivität hervorzuheben, um an Aufmerksamkeit zu gewinnen. Durch die Anwerbung entstehen bei den Bewerbern erste Einstellungen und Erwartungen. Diese gilt es nun im Bewerbungsgespräche zu fundieren oder zu verändern, um Desillusionierung zu verhindern.
Mit dem Eintritt in das Unternehmen treffen dann Erwartungen und Realität aufeinander. Der neue Mitarbeiter ist nun dem Druck ausgesetzt, sich der Umwelt anzupassen. Der Übergang vom Unternehmensexternen zum Unternehmensinternen, also die organisationale Sozialisation, beginnt. Gefördert wird dieser Übergang durch betriebliche Sozialisationsstrategien.
In der letzten Phase, der Metamorphose, sind alle Widersprüche zwischen Mitarbeiter und Organisation beseitigt. Der neue Mitarbeiter ist nicht mehr als solcher zu erkennen und hat sich dem Unternehmen vollständig angepasst. Die Integration in Arbeitsgruppen ist abgeschlossen. Außerdem hat der Mitarbeiter Akzeptanz bei Kollegen erlangt und ist in der Lage, selbstständig Aufgaben zu erfüllen. Alles in allem kann der Prozess der Sozialisation und Integration, nach Aussagen Brenners, mehr als ein Jahr in Anspruch nehmen.
Onboarding Strategie – „ins Kalte Wasser werfen“ ?
Um eine rasche und effiziente Eingliederung zu ermöglichen, sind gezielte Integrationsmaßnahmen, wie zum Beispiel: Entwurzelungsstrategie, realistische Tätigkeitsvorschau, “Ins – kalte – Wasser – werfen”, Schonstrategie und Paten und Mentoringprogramme, nötig. Sie helfen dem neuen Mitarbeiter sich schneller mit unternehmenskulturellen Standards vertraut zu machen und Routine in der Aufgabenerfüllung zu erlangen. Von der Vergabe eines Paten bis hin zur „Entwurzelungsstrategie“ sind dem Unternehmen einige Spielräume gesetzt. Da Integration immer ein Zusammenspiel von neuem Mitarbeiter und Organisation bedeutet, wendet der neue Mitarbeiter meist Taktiken an.
Bei der „Entwurzelungsstrategie“ werden dem neuen Mitarbeiter schwere, kaum lösbare Aufgaben zugewiesen. Diese verursachen Unsicherheit, so dass der neue Mitarbeiter gezwungen ist, sich Hilfe bei Kollegen zu holen. Die Anpassungswilligkeit wird damit automatisch gefördert, in dem sich der neue Mitarbeiter am Verhalten anderer orientiert. Werte, Normen und Verhaltensregel werden damit schneller übernommen. Die Strategie funktioniert ähnlich dem „Lernen am Modell“.
Die realistische Tätigkeitsvorschau hat die Funktion unrealistische Erwartungen frühzeitig zu beseitigen. Im Bewerbungsgespräch werden dem Bewerber oft schon positive Aspekte, mögliche Schwierigkeiten und Probleme über den Beruf offengelegt. Zum Eintritt in das Unternehmen werden dadurch überzogenen Erwartungen und Enttäuschung verhindert. Dies führt wiederum zu schnellerer Zufriedenheit und verhindert Kündigung in der Probezeit. Daher ist es wichtig die neuen Mitarbeiter richtig zu Integrieren. So kann das Onboarding neuer Mitarbeiter funktinonieren:
Das „Ins – Kalte – Wasser – werfen“ und die „Schonstrategie“ könnten unterschiedlicher nicht sein. Ersteres ist das häufigste Muster der Integration. Neuen Mitarbeitern werden von Beginn des ersten Arbeitstags an bereits Aufgaben in vollem Umfang zugewiesen, ohne speziellere Unterstützung. Diese Strategie stützt sich auf dem Prinzip: „Lernen aus Erfahrung“ und wird häufig bei gleichzeitiger Eingliederung mehrerer Mitglieder angewandt.
Bei der „Schonstrategie“ hingegen bekommt der neue Mitarbeiter Aufgaben mit geringem Anforderungsniveau, um sich dementsprechend auf die Aufgaben höheren Niveaus vorzubereiten.
Patenschaft und Mentoring überschneiden sich in vielen Punkten. Dem neuen Mitarbeiter wird jeweils eine Person zur Unterstützung an die Seite gestellt. Eine Patenschaft wird meist durch einen Teamkollegen übernommen. Er soll dem neuen Mitarbeiter Hilfestellung bei arbeitsplatzbezogenen Aufgaben geben, ihm bei Fehlern beistehen, Ideen zur Aufgabenerfüllung besprechen und bei der Umsetzung unterstützen. Ein Mentor dient meist als Vorbild. Er ist eine einflussreiche, höherrangige Person mit ausreichend beruflicher Erfahrung und breitem beruflichem Wissen.
Aus den jeweiligen Strategien ergeben sich erste Taktiken des neuen Mitarbeiters. Das Einholen von Informationen und Feedback ist für ihn von großer Relevanz, um seine Aufgabenerfüllung und Fähigkeitsdefizite einzuschätzen zu können. Das Einholen von Information dient dem neuen Mitarbeiter auf beruflicher Ebene zur Unterstützung bei der Aufgabenerfüllung und Aufbau auf sozialer Kontakte. Die Teilnahme an Aktivitäten ist die beste Möglichkeit, um fruchtbare Beziehungen zu Arbeitskollegen aufzubauen und das Onbarding neuer Mitarbeiter effizient zu gestalten. Dadurch schafft sich der Mitarbeiter eine vertraute Umgebung und die verliert die Unsicherheit.
Onboarding leicht gemacht?
Die Personalintegration ist gekennzeichnet durch das dargestellte, phasenweise Einführungsprogramm. Im Vordergrund der Schnupperphase dieser Phase steht die Informationssammlung z.B. in Veröffentlichungen oder dem Internet. Außerdem kommt es zu ersten Vorgesprächen zwischen Vorgesetzten und zukünftigen Mitarbeiter. In der Begrüßungsphase wird der neue Mitarbeiter im Unternehmen willkommen geheißen. Mit ihr beginnt auch die Orientierungsphase. Dem neuen Mitarbeiter wird die Gelegenheit geboten, sich mit der Umgebung vertraut zu machen, Kollegen kennenzulernen und einen ersten Eindruck über die Organisation zu gewinnen. Es werden erste Fachgespräche geführt und ein Ablaufplan ausgearbeitet. Mit Übergang zur Lern- und Integrationsphase sammelt der Abb. 2 zeitliche Abschnitte neue Mitarbeiter einzelne Eindrücke des Gesamtbildes und es erschließen sich ihm erste Zusammenhänge. In der Unterweisungsphase wird der Mitarbeiter eingearbeitet und mit seinem Aufgabengebiet vertraut gemacht. Die Integration ist mit der Stabilitäts- und Akzeptanzphase abgeschlossen. Der neue Mitarbeiter ist nun ein vollwertiges Mitglied der Gruppe und in der Lage, eigenständig Aufgaben zu erledigen.
Mitarbeiter-integration durch gemeinsame Erlebnisse
Gemeinsame Erlebnisse im Projekt Team können das Team näher zusammenbringen und die Kommunikation zwischen den Mitglieder, sowie die Integration und das erfolgreiche Onbarding neuer Mitarbeiter beschleunigen. Team Offsites eignen sich perfekt, um strategische Arbeit und Teambuilding zu kombinieren. Wie und ob ein Team Offsite ihren Onboadringprozess voranbringen kann, fidnen wir in einem gemeinsamen Gespräch heraus.